Formazione Residenziale ECM (RES): come organizzare un evento in presenza a norma AGENAS
La formazione residenziale ECM (RES) è l’evento in presenza accreditato da un provider: dà crediti a chi documenta almeno il 90% della durata, con valori da 0,3 a 1 credito l’ora secondo il formato e il numero di partecipanti previsti. Per un provider di corsi ECM, un evento residenziale ECM è prima di tutto un lavoro di organizzazione. Il valore in crediti si decide in fase di progettazione, quando si dichiarano formato e partecipanti previsti, molto prima che arrivi il primo iscritto. Da lì in avanti ogni passaggio lascia una traccia che la segreteria deve saper ricostruire: presenze, test, questionari, attestati, file per l’ente accreditante. Questa guida mette in fila quei passaggi con le regole AGENAS che governano gli eventi accreditati ECM in presenza.
La formazione residenziale ECM (RES) è l’evento in presenza accreditato da un provider: dà crediti a chi documenta almeno il 90% della durata, con valori da 0,3 a 1 credito l’ora secondo il formato e il numero di partecipanti previsti. Per un provider di corsi ECM, un evento residenziale ECM è prima di tutto un lavoro di organizzazione. Il valore in crediti si decide in fase di progettazione, quando si dichiarano formato e partecipanti previsti, molto prima che arrivi il primo iscritto. Da lì in avanti ogni passaggio lascia una traccia che la segreteria deve saper ricostruire: presenze, test, questionari, attestati, file per l’ente accreditante. Questa guida mette in fila quei passaggi con le regole AGENAS che governano gli eventi accreditati ECM in presenza.
Le tre forme della formazione residenziale ECM
I Criteri per l'assegnazione dei crediti ECM, nella versione in vigore per gli eventi validati dal 1° gennaio 2023, distinguono tre tipologie residenziali.
La formazione residenziale classica riunisce uno o pochi docenti davanti a un gruppo che non supera i 200 partecipanti previsti. L'interazione di base si limita a domande e discussione; quando il gruppo è piccolo si può costruire una sessione interattiva con simulazioni, role playing ed esercitazioni, con un massimo di 25 partecipanti per tutor e 50 in tutto.
Convegni, congressi, simposi e conferenze sono gli eventi ECM oltre i 200 partecipanti previsti, in sedi di capienza adeguata. Al loro interno possono svolgersi workshop, seminari e corsi teorici fino a 100 partecipanti, che si accreditano con regole proprie.
La videoconferenza resta una tipologia residenziale: i discenti seguono in simultanea da sedi definite, con personale del provider, tutor o docenti presenti, e il numero di partecipanti è la somma dei presenti nelle diverse sedi. Chi sta valutando questa modalità trova il confronto completo nell'articolo su RES-VC e FAD sincrona.
Quanti crediti vale un evento RES
I crediti ECM RES si calcola per ora di formazione, con ore non frazionabili. Il valore orario dipende da due scelte del provider ECM: la tipologia e il numero di partecipanti dichiarati.
| Tipologia RES | Partecipanti previsti | Crediti per ora | Limiti e incrementi |
|---|---|---|---|
| Residenziale classica | fino a 100 | 1 | +0,3/ora per ciascun criterio: fino a 25 partecipanti; metodologie interattive (max 50 partecipanti, 25 per tutor); tematiche di interesse nazionale o regionale. Incrementi cumulabili |
| Residenziale classica | da 101 a 200 | 0,7 | stessi incrementi |
| Convegni e congressi ECM | oltre 200 | 0,3 | massimo 6 crediti per evento |
| Workshop e seminari nei congressi | fino a 100 | 0,7 | crediti non cumulabili con quelli del congresso |
| Videoconferenza | somma delle sedi | come RES classica o congresso | nessun incremento per interattività o numero di partecipanti |
Vediamo insieme un'esempio.
Un corso di 6 ore dichiarato per 100 partecipanti vale 6 crediti. Lo stesso corso dichiarato per 110 partecipanti scende a 4,2 crediti, perché supera la soglia dei 100 e passa a 0,7 crediti l'ora. Se invece il provider ECM lo progetta per 20 partecipanti con metodologie interattive, somma due incrementi da 0,3 e arriva a 1,6 crediti l'ora: 9,6 crediti in tutto. Contenuto, docenti e durata identici, valore più che doppio rispetto alla versione da 110 iscritti.
Per questo il numero di partecipanti previsti va scelto con i dati delle edizioni precedenti alla mano: è il dato che fissa il valore dell'evento, e il glossario ECM aiuta a tenere allineati termini come tipologia, obiettivo formativo e partecipanti previsti.
Prima dell'evento: progettazione e accreditamento
La progettazione degli eventi residenziali ECM ruota attorno al responsabile scientifico, nominato dal comitato scientifico del provider tra esperti dell'area sanitaria. Il Manuale nazionale di accreditamento per l'erogazione di eventi ECM gli chiede di non avere avuto interessi commerciali in ambito sanitario nei due anni precedenti la progettazione; può essere anche docente, moderatore o tutor dell'evento, mentre il ruolo di discente gli resta precluso perché sovrintende alla verifica dell'apprendimento. Docenti e moderatori li sceglie il provider: lo sponsor non può indicarli.
Il calendario conta quanto il programma. Fino al decimo giorno prima dell'inizio sono consentite tutte le modifiche; da quel momento al giorno di avvio si possono cambiare soltanto i docenti e la parte di programma che li riguarda. Chi deve ancora completare l'accreditamento come ente trova il percorso nella guida su come diventare provider ECM; per la sola modalità a distanza c'è la guida dedicata all'accreditamento di un evento FAD.
Durante l'evento: presenze, docenti e sponsor
La regola che decide i crediti ECM RES di ogni partecipante è la presenza documentata ad almeno il 90% della durata, valida per tutte e tre le tipologie residenziali; nei congressi la registrazione è di preferenza elettronica. Il Manuale chiede al provider di tenere a disposizione, durante l'evento, la documentazione sulla rilevazione delle presenze. In pratica significa incrociare orari di ingresso e uscita con la durata effettiva delle sessioni, partecipante per partecipante.
Anche i ruoli dell'evento maturano crediti, documentati e attestati dal provider. Secondo i Criteri 2023 il docente o relatore riceve 1 credito ogni 20 minuti, il tutor d'aula 1 credito l'ora, il moderatore 1 credito per sessione e il responsabile scientifico il 20% dei crediti dell'evento, arrotondato per eccesso al primo decimale. Il dettaglio per ogni ruolo è nella guida ai crediti ECM per docenti, tutor e responsabile scientifico.
Gli eventi sponsorizzati hanno un vincolo in più: il logo dello sponsor resta fuori da contenuti formativi, fogli firma, badge, test e questionario di gradimento, e può comparire solo prima e dopo l'evento o nell'ultima pagina del materiale informativo con la dicitura prevista.
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Dopo l'evento: verifica, gradimento, attestati e file per AGENAS
La verifica dell'apprendimento si supera con almeno il 75% di risposte esatte nei test a scelta multipla. Il provider può alzare la soglia, purché lo comunichi ai discenti e lo motivi in un documento firmato. Per gli eventi residenziali ECM il test può svolgersi anche online, con domande a risposta quadrupla, entro i tre giorni successivi alla fine dell'attività; al partecipante spetta un solo tentativo, e la compilazione non si ripete.
Fuori dalle ore di formazione il provider somministra il questionario sulla qualità percepita, anonimo e conforme al modello dell'Allegato B, che comprende una domanda sulla percezione di influenze commerciali. Va proposto anche quando l'evento non ha sponsor.
L'attestato può essere consegnato in formato elettronico e anche prima della rendicontazione all'ente accreditante; il professionista ha diritto a richiederlo in qualsiasi momento. I crediti hanno la data del superamento della prova o, in sua assenza, della conclusione dell'evento.
È la fase in cui il lavoro manuale si moltiplica. Un software per provider ECM come ProMate genera attestati conformi al Modello Allegato C, con codici e descrizioni di professioni, discipline e obiettivi formativi AGENAS, e prepara il file XML validato da scaricare. Firma e caricamento su APE restano passaggi che il provider esegue sul portale.
Gli errori che costano crediti ai partecipanti
Il primo errore nasce in progettazione: dichiarare un numero di partecipanti previsti più alto del necessario, per prudenza, fa scendere il valore orario dell'evento per tutti, come mostra l'esempio dei 100 e dei 110 iscritti. Il secondo arriva a evento concluso, quando le presenze vengono ricostruite da fogli firma incompleti e qualcuno che aveva superato il 90% non riesce più a dimostrarlo. Il terzo riguarda gli eventi sponsorizzati, dove un logo su un badge o su un questionario basta a mettere l'evento fuori regola. Il quarto è il test configurato come ripetibile in un evento residenziale, dove il Manuale ammette un solo tentativo.
Ogni errore ricade sui professionisti che hanno partecipato, e oggi per loro i crediti hanno un peso economico diretto. Dal triennio 2023-2025 l'efficacia delle polizze assicurative dei professionisti sanitari dipende dall'assolvimento di almeno il 70% dell'obbligo formativo individuale, cioè 105 crediti per chi ha l'obbligo pieno di 150, come stabilisce l'art. 38-bis del DL 152/2021, convertito dalla Legge 233/2021. L'articolo su cosa succede se non raggiungi i 150 crediti ECM approfondisce le conseguenze. Un provider che rendiconta senza errori protegge la copertura dei propri discenti, e i discenti lo sanno quando scelgono a chi iscriversi.
Domande frequenti sulla formazione residenziale ECM
Qual è la soglia di presenza in un evento ECM residenziale? Il partecipante deve documentare la presenza ad almeno il 90% della durata dell'evento. La regola vale per la residenziale classica, per convegni e congressi e per la videoconferenza.
Quanti partecipanti può avere un evento residenziale ECM? La formazione residenziale classica arriva a 200 partecipanti previsti, con 1 credito l'ora fino a 100 e 0,7 da 101 a 200. Oltre i 200 partecipanti l'evento rientra nella tipologia convegni e congressi, con 0,3 crediti l'ora e un massimo di 6 crediti.
Il test di apprendimento di un evento RES si può fare online? Sì. Il test a risposta quadrupla può essere compilato online entro i tre giorni successivi alla fine dell'evento, con un solo tentativo. Per superarlo servono almeno il 75% di risposte esatte.
Cosa succede se un evento RES va annullato? Il provider deve annullarlo sul sistema almeno tre giorni lavorativi prima della data di inizio. Fa eccezione l'impossibilità oggettiva non imputabile al provider: in quel caso l'annullamento va registrato entro la data di fine dell'evento.
Quanti crediti ricevono i docenti di un evento residenziale? Secondo i Criteri AGENAS 2023, il docente o relatore di un evento residenziale riceve 1 credito ogni 20 minuti di docenza, con documentazione attestata dal provider.
Presenze al 90%, test con un solo tentativo, questionario anonimo, attestato Allegato C e file XML: ogni evento RES chiede alla segreteria gli stessi controlli, edizione dopo edizione.
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