Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell'art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR").

1. Premessa

La presente informativa descrive le modalità con cui Kelion S.r.L. tratta i dati personali degli utenti che consultano e utilizzano il sito web www.promate.it ("Sito"), nonché i dati comunicati dagli utenti attraverso i moduli di contatto, le richieste di informazioni, le richieste di demo e gli altri strumenti messi a disposizione attraverso il Sito.

La presente informativa riguarda esclusivamente i trattamenti effettuati attraverso il Sito e le attività direttamente connesse ai rapporti commerciali e precontrattuali con Kelion S.r.L. Non si applica agli eventuali siti web di terzi raggiungibili attraverso collegamenti presenti sul Sito.

Il trattamento dei dati personali eventualmente effettuato attraverso la piattaforma applicativa ProMate per conto delle organizzazioni clienti può essere disciplinato da specifiche informative e dagli accordi stipulati tra Kelion S.r.L. e il cliente che utilizza la piattaforma.

2. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti attraverso il Sito è:

Kelion S.r.L., P.IVA 14689280965
Sede legale: Via Giuseppe Verdi 6C – 20063 – Cernusco sul Naviglio (MI)
E-mail: info@kelion.it
PEC: kelion@pec.it

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali è possibile contattare il Titolare ai recapiti sopra indicati.

3. Tipologie di dati trattati

Nel corso dell'utilizzo del Sito possono essere trattate le seguenti categorie di dati personali.

Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software utilizzate per il funzionamento del Sito acquisiscono, durante il loro normale esercizio, alcune informazioni la cui trasmissione è implicita nell'utilizzo dei protocolli di comunicazione Internet.

Tali informazioni possono comprendere, a titolo esemplificativo:

indirizzo IP;
tipo di browser e dispositivo utilizzato;
sistema operativo;
data e ora della richiesta;
pagine visitate;
informazioni tecniche relative alla connessione;
log necessari alla sicurezza e al corretto funzionamento del Sito.

Tali dati vengono trattati principalmente per consentire il corretto funzionamento e la sicurezza del Sito, nonché per ottenere informazioni statistiche sull'utilizzo dello stesso.

Dati forniti volontariamente dall'utente

Quando l'utente contatta Kelion o utilizza un modulo presente sul Sito possono essere raccolti, a seconda del servizio utilizzato:

nome e cognome;
indirizzo e-mail;
numero di telefono;
azienda o organizzazione di appartenenza;
ruolo professionale;
informazioni contenute nel messaggio o nella richiesta;
eventuali ulteriori dati volontariamente comunicati dall'interessato.

L'invio di comunicazioni agli indirizzi e-mail indicati sul Sito comporta inoltre l'acquisizione dell'indirizzo del mittente e degli ulteriori dati personali contenuti nella comunicazione.

Cookie e tecnologie di tracciamento

Il Sito può utilizzare cookie e tecnologie analoghe, sia proprie sia di terze parti. Per informazioni dettagliate sulle tecnologie utilizzate, sulle relative finalità, sui tempi di conservazione e sulle modalità di gestione del consenso si rinvia alla Cookie Policy del Sito.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati personali possono essere trattati per le seguenti finalità.

A. Funzionamento e sicurezza del Sito

I dati di navigazione vengono trattati per consentire l'accesso e il corretto funzionamento del Sito, garantirne la sicurezza, prevenire abusi, frodi e accessi non autorizzati e diagnosticare eventuali problemi tecnici.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare al funzionamento e alla sicurezza dei propri sistemi informatici, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.

B. Risposta a richieste di informazioni e richieste di demo

I dati forniti tramite i moduli di contatto, e-mail o altri canali vengono trattati per rispondere alle richieste dell'interessato, fornire informazioni su ProMate, organizzare demo e approfondimenti e gestire le relative attività commerciali e precontrattuali.

Base giuridica: esecuzione di misure adottate su richiesta dell'interessato prima della conclusione di un contratto, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.

C. Gestione del rapporto contrattuale

Qualora venga instaurato un rapporto commerciale con Kelion, i dati potranno essere trattati per la gestione del contratto, l'erogazione dei servizi, il supporto, la fatturazione, gli adempimenti amministrativi e le ulteriori attività connesse al rapporto.

Base giuridica: esecuzione di un contratto, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.

D. Adempimento di obblighi legali

I dati potranno essere trattati per adempiere a obblighi di legge, fiscali, contabili, amministrativi o a richieste provenienti dalle autorità competenti.

Base giuridica: adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. c) GDPR.

E. Comunicazioni commerciali e marketing

Previo specifico consenso, i dati di contatto possono essere utilizzati per l'invio di newsletter, aggiornamenti su ProMate, offerte, contenuti informativi e altre comunicazioni commerciali mediante e-mail o altri canali espressamente indicati al momento della raccolta del consenso.

Base giuridica: consenso dell'interessato, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. a) GDPR.

Il consenso è facoltativo e può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.

Il mancato consenso al marketing non impedisce di richiedere informazioni, una demo o di usufruire degli altri servizi per i quali il trattamento dei dati è necessario.

F. Analisi statistiche e misurazione dell'utilizzo del Sito

Kelion può elaborare informazioni relative all'utilizzo del Sito per comprenderne le prestazioni e migliorarne contenuti, funzionalità ed esperienza d'uso.

Quando tali attività vengono effettuate mediante cookie o altri strumenti di tracciamento per i quali la normativa richiede il consenso, il relativo trattamento viene effettuato esclusivamente dopo che l'utente ha espresso la propria scelta tramite il sistema di gestione dei cookie.

Per maggiori informazioni si rinvia alla Cookie Policy.

5. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati contrassegnati come necessari nei moduli di contatto è richiesto per consentire a Kelion di gestire la richiesta dell'utente.

Il mancato conferimento di tali dati può rendere impossibile fornire il servizio o rispondere alla richiesta.

Il conferimento dei dati per finalità di marketing è invece facoltativo e il mancato consenso non produce conseguenze sull'utilizzo degli altri servizi.

6. Modalità del trattamento e sicurezza

I dati personali vengono trattati prevalentemente mediante strumenti informatici e telematici, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e limitazione delle finalità.

Kelion adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio con l'obiettivo di proteggere i dati personali da perdita, distruzione, accesso non autorizzato, divulgazione, alterazione o utilizzo illecito.

L'accesso ai dati è limitato al personale e ai collaboratori autorizzati che ne abbiano necessità in relazione alle rispettive mansioni.

7. Destinatari dei dati

I dati personali possono essere trattati, nei limiti strettamente necessari alle finalità sopra descritte, da:

dipendenti e collaboratori di Kelion autorizzati al trattamento;
fornitori di hosting, infrastrutture cloud e servizi informatici;
fornitori di servizi e-mail e comunicazione;
fornitori di CRM e strumenti per la gestione dei rapporti commerciali;
fornitori di servizi di analytics e misurazione;
fornitori di servizi di marketing, ove utilizzati e nel rispetto delle scelte dell'utente;
consulenti professionali, fiscali, legali e amministrativi;
soggetti ai quali la comunicazione sia necessaria per adempiere a obblighi di legge o a richieste delle autorità competenti.

Quando previsto dalla normativa, i fornitori che trattano dati personali per conto di Kelion vengono nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.

I dati personali non vengono venduti o ceduti a terzi per finalità commerciali autonome incompatibili con quelle descritte nella presente informativa.

8. Trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo

Alcuni fornitori tecnologici utilizzati da Kelion potrebbero trattare dati personali in Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

In tali casi il trasferimento avviene nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del GDPR, ricorrendo, a seconda dei casi:

a una decisione di adeguatezza della Commissione europea;
all'EU-US Data Privacy Framework, ove applicabile al destinatario;
alle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea;
o ad altre garanzie previste dalla normativa applicabile.

L'interessato può richiedere maggiori informazioni sulle garanzie utilizzate contattando Kelion all'indirizzo info@kelion.it.

9. Periodi di conservazione

I dati personali vengono conservati per un periodo non superiore a quello necessario alle finalità per le quali sono stati raccolti.

In particolare:

i dati di navigazione e i log tecnici vengono conservati per il periodo necessario al funzionamento e alla sicurezza del Sito, secondo i tempi definiti dalle procedure tecniche di Kelion;
i dati relativi a richieste di informazioni, contatti o demo che non determinano l'instaurazione di un rapporto contrattuale vengono conservati per il tempo necessario alla gestione e al follow-up della richiesta e comunque, salvo esigenze particolari, per un periodo non superiore a 24 mesi;
i dati relativi a rapporti contrattuali vengono conservati per la durata del rapporto e successivamente per i periodi necessari all'adempimento degli obblighi fiscali, contabili e di legge nonché alla tutela dei diritti del Titolare;
i dati utilizzati per comunicazioni di marketing vengono conservati per il periodo definito dalla policy interna, salvo revoca anticipata del consenso o opposizione dell'interessato;
i tempi di conservazione relativi a cookie e strumenti di tracciamento sono indicati nella Cookie Policy.

Decorso il periodo di conservazione applicabile, i dati vengono cancellati o resi anonimi, salvo che un'ulteriore conservazione sia necessaria per adempiere a obblighi legali o tutelare un diritto.

10. Processi decisionali automatizzati e profilazione

Nell'ambito dei trattamenti disciplinati dalla presente informativa, Kelion non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici sull'interessato o incidano in modo analogamente significativo sulla sua persona ai sensi dell'art. 22 GDPR.

L'eventuale utilizzo di funzionalità di intelligenza artificiale all'interno della piattaforma ProMate non implica automaticamente l'adozione di processi decisionali automatizzati ai sensi dell'art. 22 GDPR e deve essere valutato in relazione alle specifiche funzionalità e modalità di utilizzo della piattaforma.

11. Diritti dell'interessato

Ai sensi degli artt. 15-22 GDPR, nei casi previsti dalla normativa, l'interessato può esercitare nei confronti del Titolare i seguenti diritti:

ottenere conferma dell'esistenza di dati personali che lo riguardano e accedervi;
ottenere la rettifica o l'integrazione dei dati inesatti;
ottenere la cancellazione dei dati;
ottenere la limitazione del trattamento;
opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse;
ricevere, quando applicabile, i propri dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e richiederne la portabilità;
revocare in qualsiasi momento il consenso precedentemente prestato;
opporsi in qualsiasi momento al trattamento effettuato per finalità di marketing diretto;
non essere sottoposto, nei casi previsti dalla legge, a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato che produca effetti giuridici o analogamente significativi.

L'esercizio dei diritti è gratuito nei casi previsti dalla normativa.

Le richieste possono essere inviate a:

Kelion S.r.L.
E-mail: info@kelion.it
PEC: kelion@pec.it

12. Reclamo all'Autorità di controllo

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, l'interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione del GDPR ha il diritto di proporre reclamo all'Autorità di controllo competente.

Per gli interessati in Italia, l'Autorità competente è il Garante per la protezione dei dati personali.

13. Cookie

Per informazioni dettagliate sui cookie e sugli altri strumenti di tracciamento utilizzati dal Sito, sulle relative finalità e sulle modalità con cui modificare o revocare le proprie preferenze, si invita a consultare la Cookie Policy di www.promate.it.

Le preferenze relative ai cookie possono essere modificate in qualsiasi momento attraverso l'apposito strumento di gestione del consenso disponibile sul Sito.

14. Modifiche alla presente informativa

Kelion può modificare o aggiornare periodicamente la presente Privacy Policy, anche in conseguenza di modifiche normative, organizzative o tecnologiche.

La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina con indicazione della relativa data di aggiornamento.

Ultimo aggiornamento: settembre 2026